Тайм-менеджмент, или управление временем — понятие, которое чужеродно для нашего менталитета. Отличительная черта славян, обычно повергающая в недоумение и шок европейцев и американцев, — привычка откладывать все дела до последнего, а потом, когда, как говорится, некая жаренная птица клюнет в хорошо известное место, решать «все и сразу». Иногда такая методика является эффективной, но чаще всего она способна привести только к тому, что ситуация еще более ухудшится.
Именно поэтому в последнее время методики управления временем множатся, как грибы после дождя. Однако, важно помнить о том, что ни одна их них не является универсальной — то есть, подходящей всем без исключения.
Тем не менее, во всех этих методиках, призванных упорядочить наше время и научить нас управлять им, есть здравое зерно — фундаментальные правила, закамуфлированные мишурой красивых слов. Именно опираясь на эти правила, у вас есть возможность создать свою собственную систему управлению временем — индивидуальную, которая учитывает все ваши потребности и подходит именно вам, а не среднестатистическому клерку, менеджеру или фрилансеру.
Итак, сегодня мы с вами поговорим именно о них — о 13 базовых правилах эффективного тайм-менеджмента.
Правило первое. Свое время необходимо планировать грамотно, учитывая не только внешние факторы, но и внутренние. Если под внешними факторами мы подразумеваем объективные обстоятельства, то внутренними факторами являются субъективные обстоятельства — колебания настроения и стресс.
Правило второе. Не планируйте на день более десяти дел. попытайтесь здраво оценивать собственные силы и помните — чем большее количество заданий у вас в списке, тем выше риск того, что выполнять их вы будете некачественно.
Правило третье. Используйте принцип Парето, гласящий, что 20% всех дел дают 80% всего результата. Прежде чем начинать выполнять все пункты из своего списка, найдите те самые 20%.
Правило четвертое. Не забывайте расставлять приоритеты. Все дела следует разделить на четыре категории: A (неотложная и важная), B (неотложная и не важная), C (не неотложная и важная), D (не неотложная и не важная).
Правило пятое. Когда вы составляете список, все пункты в нем должны быть записаны в настоящем времени, чтобы мотивировать вас на их выполнение.
Правило шестое. Не забывайте носить список дел с собой и регулярно сверяйтесь с ним, чтобы не забыть о запланированном.
Правило седьмое. Учитывайте свои биоритмы. Составляйте список дел с учетом того, когда ваша работоспособность выше. Если вы жаворонок, не планируйте никаких заданий на вечер. Если же сова — максимально разгрузите утро. Занятия, требующие 100%-ной отдачи и максимального внимания планируйте на тот период, когда ваша активность максимальна.
Правило восьмое. Не работайте урывками. Например, если вам необходимо заполнить пять документов и сделать четыре звонка, делайте все последовательно, а не чередуйте, к примеру, два документа-три звонка — три документа-звонок. Качество работы падает, когда вам приходится постоянно менять вид деятельности.
Правило девятое. Мотивируйте себя! Фразы «Это надо сделать! Я обязан! Мне это необходимо!» — табу. Научитесь мыслить в категориях «Я хочу! Я могу! Я буду!».
Правило десятое. Не взваливайте на себя все задания без исключения. Научитесь возлагать часть объемной задачи на других людей. Так вы сумеете выполнить большее количество дел за более краткий промежуток времени.
Правило одиннадцатое. Если на выполнение задачи уйдет меньше пяти минут, выполняйте ее прямо сейчас.
Правило двенадцатое. Не стоит создавать множество отдельных списков дел (по дому, по работе и т.д.). Это способно создать неразбериху и вызвать у вас ощущение паники. Лучше использовать органайзер.
Правило тринадцатое. Все задания должны быть выполнимыми. Если задача слишком сложная — попытайтесь максимально упростить ее. уберите все лишнее, откажитесь от ненужных деталей.
